Règlement Intérieur de l’Association Franco-Coréenne de Grenoble et de l’Isère : AFCGI
Vote du règlement : Janvier 2002
Préambule
Le but de ce règlement est de fournir les modalités exactes d’application des Statuts de l’AFCGI. Il est censé fournir l’interprétation pratique de ces derniers. Ce règlement sert également à régler le fonctionnement courant de l’Association.
Le présent règlement intérieur est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.
I – Application du règlement intérieur
ART. 1
Le Bureau est responsable de la bonne application du règlement intérieur de l’Association.
ART. 2
Le Bureau devra se conformer à ce dernier dans toutes ses actions. Si le règlement ne convient plus il devra être modifié et réapprouvé par un vote en Assemblée Générale conformément aux statuts de l’Association.
ART. 3
Le Bureau pourra exclure de l’Association tout membre ne respectant pas ce règlement.
II – Cotisation et Adhésion
ART. 1
Aucune personne ne peut être membre de l’Association sans avoir payé sa cotisation
ART. 2
Durée et période d’adhésion : Les membres cotisent pour l’année légale en cours, c’est à dire du 1er janvier de l’an au 31 décembre de l’année de paiement de leur cotisation. Pour le mois de décembre, le paiement de la cotisation compte pour l’année suivante.
ART. 3
Montant de la cotisation : Le montant de la cotisation pour l’année suivante doit être fixé par le Bureau avant le 1er décembre. A défaut, le montant de la cotisation sera celui de l’année en cours. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre
ART. 4
Appel des cotisations : L’appel des cotisations pour une année se fait au 1er décembre de l’année précédente. Si cet appel n’est pas fait à cette date, l’adhésion courante des membres à l’Association sera prolongée jusqu’à un mois après la date effective de l’appel des cotisations. La cotisation à l’Association ne sera quant à elle toujours valable que jusqu’au 31 décembre de l’année. (cf. Art 2)
III – Assemblées Générales
ART. 1
Ne peuvent participer à l’assemblée générale que les membres à jour de leur cotisation dix jours avant la convocation de l’assemblée générale. Le cachet de la poste faisant foi.
ART. 2
Les candidats à un poste au Bureau doivent faire part de leur candidature au secrétaire de l’Association 10 jours avant la date de l’assemblée générale ordinaire. S’ils ne sont pas présents ce jour, ils doivent préciser le ou les postes du conseil d’administration auquel(s) ils souhaitent postuler en cas d’élection.
ART. 3
Election des membres du Bureau : L’élection des membres du Bureau se fera à bulletin secret si le nombre de candidats est supérieur au nombre de poste à pourvoir.
ART. 4
Election du président : S’il y a plus d’un candidat à la présidence de l’Association le vote se fera à bulletin secret.
ART. 5
Compte rendu de l’assemblée générale ordinaire : Le compte rendu de l’assemblée générale ordinaire sera effectué par le Bureau sortant.
ART. 6
Election des membres au conseil d’administration de l’Association : Cette élection aura lieu dans une réunion de Bureau suivant l’assemblée générale. A l’issue de cette réunion les membres du Bureau devront signer un formulaire confirmant l’acceptation de leur poste.
IV – Réunion du Bureau
ART. 1
Convocation : La convocation d’une réunion du Bureau pourra se faire par appel téléphonique, e-mail ou courrier. Le secrétaire devra s’assurer que chacun des membres du Bureau est informé de la convocation.
ART. 2
Le vote : Le vote au sein du Bureau a lieu à main levée, mais il peut être à bulletin secret si l’un des membres du Bureau l’exige.
ART. 3
Les Procès Verbaux : Les procès verbaux de chaque réunion du Bureau doivent être signés par le président, ou à défaut le vice-président, et le secrétaire ou le secrétaire adjoint.
En cas d’absence des présidents, ou des secrétaires, un membre du Bureau doit être désigné pour remplir cette fonction. Les procès verbaux doivent explicitement faire mention des membres présents, excusés et absents. Les originaux des Procès Verbaux de réunion du Bureau doivent être archivés au siège de l’Association.
ART. 4
Indemnisation : Aucune indemnisation ne sera donnée au membre du Bureau pour la participation à une réunion. Il est entendu par là qu’il n’y aura pas d’indemnisations pour les déplacements, l’hébergement ou la restauration.
V – Indemnisation et Remboursement
ART. 1
Ne sont remboursables que les frais engagés dans le cadre du sixième chapitre du présent règlement intérieur.
ART. 2
Le remboursement ou l’indemnisation ne se fera que sur la présentation aux trésoriers de l’Association d’une facture ou de toutes pièces confirmant l’engagement de la dépense. Le trésorier sera seul apte à juger de la validité de la pièce présentée. En cas de litige, le Bureau sera seul juge.
ART. 3
Toute dépense d’un montant supérieur à 100 € ne pourra être engagée sans l’aval préalable du président, ou en cas d’empêchement par tout autre membre du Bureau. Cet engagement de dépenses devant être inscrit au Procès Verbal de la réunion.
VI – Utilisation des fonds de l’Association
Le but de ce chapitre du règlement intérieur est de définir l’usage possible des fonds de l’Association. L’usage des fonds hors de ces limites ne pourra être engagé par le Bureau sans la modification préalable de ce règlement.
ART. 1
Les fonds de l’Association ne peuvent être engagés que pour les actions suivantes :
- Frais de fonctionnement,
- Organisation de manifestation bénéficiant aux membres de l’Association,
- Adhésion à des mouvements ou association apportant des avantages aux membres de l’Association.
ART. 2
Le bilan financier annuel devra faire apparaître un bilan des fonds engagés dans chacune de ces catégories.
ART. 3
Frais de fonctionnement : Les frais sont tous les frais fixes de l’Association, tous les frais liés à l’organisation d’un événement administratif de l’Association (réunion du Bureau, assemblée générale), tous les frais de communication de l’Association à destination de ses membres ou d’autrui.
ART. 4
Organisation de manifestation bénéficiant aux membres : L’Association pourra engager de l’argent pour organiser ou subventionner une manifestation ouverte à tous les membres de l’Association. Cette manifestation devra avoir un caractère général, elle ne devra pas être limité à un groupe de personnes. Si la manifestation est ouverte aux membres et non membres, l’intervention financière de l’Association devra se faire soit par une réduction sur le prix du billet d’entrée pour les membres soit par une participation au budget de la manifestation, proportionnelle au pourcentage de membres estimés présents.
ART. 5
Adhésion à des mouvements et d’autres associations : L’Association peut engager des fonds pour adhérer à des mouvements ou associations permettant aux membres de l’Association de bénéficier d’avantages. Ces associations doivent présenter un caractère général et profiter, soit aux membres dans leur intégralité, soit à la notoriété de l’Association.
VII – Utilisation de l’image de l’Association
ART. 1
Utilisation du nom de l’AFCGI, et de son logo : Aucun membre de l’Association n’aura le droit d’utiliser l’image de l’Association, comme définit à l’article 2, sans l’accord préalable du Bureau. Une utilisation abusive de l’image de l’Association est une cause de radiation de l’Association.
ART. 2
Image de l’Association : Font partie de l’image de l’Association, les termes et objets suivants :
- Le terme « AFCGI »,
- Le terme « Association Franco-Coréenne de Grenoble et de l’Isère »,
- Son logo et ses formes simplifiées.
ART. 3
Utilisation du papier à en-tête et des tampons de l’Association : Seules pourront utiliser le papier à en tête de l’Association et/ou ses tampons, les personnes membres du Bureau et les personnes extérieures remplissant une mission pour l’Association.
VIII – Archivage
ART. 1
Documents et informations à archiver : Doivent être archivés les Procès Verbaux, les courriers internes et externes, les publications, les pièces de comptabilité et les programmes informatiques.
ART. 2
Lieu d’archivage : Les archives doivent être conservées au siège de l’Association.
ART. 3
Format d’archivage : Les informations sont conservées sous forme de document-papier et si elles existent, sous forme informatique.
ART. 4
Délai d’archivage : Les informations doivent être archivées dans un délai de 4 mois suivant la date de publication.
ART. 5
Classement : L’archivage des informations doit respecter le classement et la numérotation mise en place.
IX – Modification du règlement intérieur
ART. 1
Le règlement intérieur de l’Association ne peut être modifié que dans les conditions prévues par les Statuts de l’Association.
ART. 2
Toute volonté de modification du règlement intérieur doit être au préalable soumise et approuvée par la moitié des membres du Bureau. Un membre peut approuver par écrit une modification du règlement intérieur sans être présent.
ART. 3
Application d’une modification du règlement intérieur : Une modification du règlement intérieur n’est d’application immédiate que si cette modification est approuvée par les deux tiers des membres du Bureau, dans le cas contraire la modification ne sera applicable que si elle est votée en assemblée générale.
Le Secrétaire, Le Président, Le Trésorier,
Mme Mi-Young FEVRE Mr Thomas BOLZE Mme Kyung-Hee KIM
L’Administrateur, Le Vice-Président,
Mme Mi-Kyung BOLZE Mme He-Kyoung GENOUX
AFCGI 